Privacyverklaring XtraSpace B.V.

Dit is de privacyverklaring van XtraSpace B.V.. Wij zijn gevestigd aan de koningsweg 2 – 23, 3762 EC in Soest. We staan bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 3416 3198. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden. Ook leggen wij uit welke rechten je kunt uitoefenen.

 

Wat is het algemene privacybeleid van XtraSpace B.V.?

XtraSpace B.V. respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website www.xtraspace.nl.

Wij gaan zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.

Deze gegevens worden niet verkocht, verhandeld of gedeeld met partijen die niets met onze diensten te maken hebben.

Wij houden ons aan de eisen die de gegevensbeschermingswetgeving die in Nederland geldt stelt.

 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

XtraSpace B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens, doordat je gebruik maakt van onze diensten of, omdat je contact met ons hebt opgenomen, bijvoorbeeld via ons contactformulier of via e-mail. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die door jou worden verstrekt of die wij verkrijgen via de cookies die wij (laten) plaatsen.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij in ieder geval verwerken:

  • Naam van contactpersoon;
  • E-mailadres van contactpersoon;
  • Telefoonnummer indien deze ingevuld is;
  • Overige informatie die we vrijwillig van jou ontvangen.

Wat gebeurt er als je je gegevens niet wilt delen?

Je bent niet verplicht jouw persoonsgegevens met ons te delen. Maar: wij kunnen onze dienstverlening niet uitvoeren zonder bepaalde gegevens, bijvoorbeeld de gegevens die we gebruiken om een overeenkomst voor het uitvoeren van onze diensten met je te sluiten of om jou de nieuwsbrief te verzenden.

 

Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens en op welke grondslagen?

XtraSpace verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Om contact met je op te kunnen nemen ten behoeve van onze dienstverlening;
  • Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • Om onze diensten bij je af te leveren.
  • Eventueel verzenden van onze nieuwsbrief;

Wij verwerken jouw gegevens op basis van één van de onderstaande gronden:

  • Het is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening;
  • Wij hebben toestemming van jou gekregen om ze te verwerken; of,
  • Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van jouw gegevens.
  • In sommige gevallen heb jij je persoonsgegevens aan ons bekend gemaakt zonder dat je daartoe verplicht was. Dit kan ter voorbereiding op een overeenkomst zijn.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken. Dat kan bijvoorbeeld voor direct marketing doeleinden zijn (zie hiervoor verder onze cookieverklaring) of ten behoeve van onze gewone bedrijfsvoering zoals debiteurenbeheer. Als je hier bezwaar tegen hebt, laat ons dat dan weten. We zullen nogmaals jouw belangen en onze belangen wegen.

 

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

XtraSpace B.V. bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in? Voor de meest voorkomende gegevens gelden de volgende bewaartermijnen:

Personalia

De algemene bezoekgegevens worden niet langer dan een jaar bewaard. De gegevens die je ons hebt verstrekt zodat wij telefonisch contact met jou kunnen opnemen, worden bewaard tot het contact heeft plaatsgevonden (tenzij je klant bent geworden!).

Webformulieren

De persoonsgegevens welke in onze webformulieren zijn ingevuld worden automatisch na 3 maanden verwijderd uit de database van onze website.

Klantdossiers

2 jaar na beëindiging samenwerking.

Facturen

7 jaar in verband met de wettelijke verplichting voor de Belastingdienst.

 

Delen we deze gegevens?

Zeer beperkt, maar niet zomaar. XtraSpace XtraSpace B.V. deelt soms jouw persoonsgegevens met partijen, wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wij sluiten met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht een verwerkersovereenkomst. Hiermee zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens als dat wij bieden. En wees gerust, XtraSpace B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

 

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

XtraSpace B.V. beveiligt jouw gegevens om te voorkomen dat deze gegevens verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van deze maatregelen zijn:

  • beveiliging van onze websites met een SSL-certificaat. Hiermee worden jouw gegevens, bijvoorbeeld die worden verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
  • we maken gebruik van de meest recente software en een firewall;
  • onze computers zijn beveiligd met een wachtwoord waar we een streng wachtwoordbeleid voor hebben;
  • alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens; en, we noemden het al: we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door XtraSpace B.V.. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een dergelijk verzoek of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar office@xtraspace.nl.. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij ons te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. XtraSpace B.V. wil je er wel graag op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

Wat als het privacybeleid van XtraSpace B.V. wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens kunnen voortdurend veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer deze verklaring daarom regelmatig.

Versie 1.02 september 2019

Klantverhalen

Zeker Financiële zorgverlening is een landelijk werkende organisatie met onafhankelijke beschermings bewindvoerders.

“XtraSpace heeft het voor ons mogelijk gemaakt om onze franchiseformule uit te rollen. Intussen hebben we 75 plus kantoren door heel Nederland, die werken vanuit één centrale cloud oplossing en telefonie. Daarnaast beheert XtraSpace alle werkplekken en geeft onze medewerkers alle support die ze nodig hebben."

Jeroen Bokkers, Zeker Financiële Zorgverlening

Stichting SchuldVrij is een professioneel bewindvoerders- en budgetbeheerkantoor In Alkmaar, met 14 jaar ervaring in professionele begeleiding en advies.

“XtraSpace krijgt van ons een 10 voor beschikbaarheid en oplossend vermogen. Zij leveren aan ons cloud werkplekken en telefonie. Ook zorgen zij er voor dat onze werkplekken up to dat zijn en dat onze andere apparatuur altijd werkt.”

John Sanou, directeur Stichting SchuldVrij

BURG Recruitment - We make it work

“Wat wij fijn vinden is dat alles wordt geregeld, zonder dat we tegen vervelende invulformulieren of onnodige procedures uitlopen. Het zijn mensen die zaken doen met mensen en dat is prettig. Het verzoek wordt gemaild in 2 zinnen, vormvrij. Dit spreekt ons enorm aan. Vervolgens wordt het ook daadwerkelijk geregeld, altijd.”

Kevin de Jong, Directeur Burg

Pay2day B.V. - Human Resources Services

"Xtraspace heeft ons bedrijf geholpen onze ICT-infrastructuur te verbeteren en te stroomlijnen, waardoor we efficiënter en productiever zijn gaan werken. XtraSpace heeft ons altijd goed geadviseerd en geholpen de juiste beslissingen te nemen voor onze bedrijfsbehoeften. Ik kan Xtraspace dan ook ten zeerste aanbevelen aan iedereen die op zoek is naar een betrouwbaar en professioneel ICT-bedrijf. De combinatie van deskundigheid, vriendelijkheid én beschikbaarheid maakt XtraSpace als bedrijf een topkeuze voor iedere organisatie die op zoek is naar een ICT-partner."

Rob Stelte, Directeur

Veel gestelde vragen

Kan XtraSpace ons helpen met een internet verbinding?

Natuurlijk! XtraSpace kan enerzijds een voorstel doen voor goede providers, voor de juiste diensten en de benodigde beveiliging en apparatuur. En daarnaast kan XtraSpace deze verbinding laten aanleggen en de apparatuur voor de verbinding plaatsen. Belangrijk daarbij is dat de beveiliging op orde is.

Ben ik met jullie telefonie ook onderweg bereikbaar?
Jazeker, binnen de telefonie dienstverlening van XtraSpace valt ook de gratis app op de mobiel. Met deze app ben je bereikbaar op het vaste nummer van de zaak, maar dan ook op je mobiele telefoon. Als je met de app belt, ziet de gebelde het vaste nummer, niet je mobiele nummer. Erg handig en heel goed voor de bereikbaarheid.
Wij willen geen omkijken hebben naar alle computerzaken, kan XtraSpace dat voor ons regelen?
XtraSpace zorgt er voor dat u uw werk goed kunt doen. Wij zorgen dat de pc’s of laptops met de juiste licenties zijn uitgevoerd en overleggen over gebruik van bijvoorbeeld dubbele schermen, of hoe gemakkelijk ook thuiswerkplekken in te richten, de keuze van printers en netwerkapparatuur. XtraSpace ontzorgt u op dat vlak volledig. Krijgt u een nieuwe werknemer, geef het door en de apparatuur wordt snel en met de juiste licenties geleverd, zodat de medewerker meteen aan de slag kan.

Ik heb interesse

7 + 2 =

Contactgegevens

 

XtraSpace B.V. Soest

Koningsweg 2-23

3762 EC Soest

035 2200 200

office@xtraspace.nl

 

XtraSpace B.V. Maastricht

Lage Kanaaldijk 1

6212 AE in Maastricht

+31 438080401

office@xtraspace.nl

Waarom kiezen voor XtraSpace? Ervaren, transparant én begrijpelijk