Privacyverklaring XtraSpace B.V.

Dit is de privacyverklaring van XtraSpace B.V.. Wij zijn gevestigd aan de koningsweg 2 – 23, 3762 EC in Soest. We staan bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 3416 3198. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden. Ook leggen wij uit welke rechten je kunt uitoefenen.

Wat is het algemene privacybeleid van XtraSpace B.V.?

XtraSpace B.V. respecteert de privacy van alle bezoekers van haar website www.xtraspace.nl.

Wij gaan zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om.

Deze gegevens worden niet verkocht, verhandeld of gedeeld met partijen die niets met onze diensten te maken hebben.

Wij houden ons aan de eisen die de gegevensbeschermingswetgeving die in Nederland geldt stelt.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

XtraSpace B.V. verwerkt jouw persoonsgegevens, doordat je gebruik maakt van onze diensten of, omdat je contact met ons hebt opgenomen, bijvoorbeeld via ons contactformulier of via e-mail. Wij verwerken alleen persoonsgegevens die door jou worden verstrekt of die wij verkrijgen via de cookies die wij (laten) plaatsen.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij in ieder geval verwerken:

• Naam van contactpersoon;
• E-mailadres van contactpersoon;
• Telefoonnummer indien deze ingevuld is;
• Overige informatie die we vrijwillig van jou ontvangen.

Wat gebeurt er als je je gegevens niet wilt delen?

Je bent niet verplicht jouw persoonsgegevens met ons te delen. Maar: wij kunnen onze dienstverlening niet uitvoeren zonder bepaalde gegevens, bijvoorbeeld de gegevens die we gebruiken om een overeenkomst voor het uitvoeren van onze diensten met je te sluiten of om jou de nieuwsbrief te verzenden.

Voor welke doeleinden verwerken wij gegevens en op welke grondslagen?

XtraSpace verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om contact met je op te kunnen nemen ten behoeve van onze dienstverlening;
• Om je te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
• Om onze diensten bij je af te leveren.
• Eventueel verzenden van onze nieuwsbrief;

Wij verwerken jouw gegevens op basis van één van de onderstaande gronden:

• Het is noodzakelijk voor de uitvoering van onze dienstverlening;
• Wij hebben toestemming van jou gekregen om ze te verwerken; of,
• Wij hebben een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van jouw gegevens.
• In sommige gevallen heb jij je persoonsgegevens aan ons bekend gemaakt zonder dat je daartoe verplicht was. Dit kan ter voorbereiding op een overeenkomst zijn.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang om jouw persoonsgegevens te verwerken. Dat kan bijvoorbeeld voor direct marketing doeleinden zijn (zie hiervoor verder onze cookieverklaring) of ten behoeve van onze gewone bedrijfsvoering zoals debiteurenbeheer. Als je hier bezwaar tegen hebt, laat ons dat dan weten. We zullen nogmaals jouw belangen en onze belangen wegen.

Hoe lang bewaren we deze gegevens?

XtraSpace B.V. bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wat houdt dat concreet in? Voor de meest voorkomende gegevens gelden de volgende bewaartermijnen:

Personalia

De algemene bezoekgegevens worden niet langer dan een jaar bewaard. De gegevens die je ons hebt verstrekt zodat wij telefonisch contact met jou kunnen opnemen, worden bewaard tot het contact heeft plaatsgevonden (tenzij je klant bent geworden!).

Webformulieren

De persoonsgegevens welke in onze webformulieren zijn ingevuld worden automatisch na 3 maanden verwijderd uit de database van onze website.

Klantdossiers

2 jaar na beëindiging samenwerking.

Facturen

7 jaar in verband met de wettelijke verplichting voor de Belastingdienst.

Delen we deze gegevens?

Zeer beperkt, maar niet zomaar. XtraSpace XtraSpace B.V. deelt soms jouw persoonsgegevens met partijen, wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Wij sluiten met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht een verwerkersovereenkomst. Hiermee zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens als dat wij bieden. En wees gerust, XtraSpace B.V. blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

XtraSpace B.V. beveiligt jouw gegevens om te voorkomen dat deze gegevens verloren gaan of in de verkeerde handen vallen. Enkele van deze maatregelen zijn:

• beveiliging van onze websites met een SSL-certificaat. Hiermee worden jouw gegevens, bijvoorbeeld die worden verstrekt via een contactformulier, versleuteld verzonden;
• we maken gebruik van de meest recente software en een firewall;
• onze computers zijn beveiligd met een wachtwoord waar we een streng wachtwoordbeleid voor hebben;
• alleen bevoegde personeelsleden/derden hebben toegang tot jouw persoonsgegevens; en, we noemden het al: we sluiten overeenkomsten af met derden die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken.

Welke rechten heb je met betrekking jouw persoonsgegevens?

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door XtraSpace B.V.. Ook heb je in sommige gevallen het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou beschikken in een computerbestand naar jou of een ander, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een dergelijk verzoek of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar office@xtraspace.nl.. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op jouw verzoek.

Indien je klachten hebt over onze gegevensverwerking, dan verzoeken wij jou dit zo snel mogelijk bij ons te melden. Uiteraard hopen we hier samen uit te komen. XtraSpace B.V. wil je er wel graag op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Wat als het privacybeleid van XtraSpace B.V. wijzigt?

De regels rondom de bescherming van persoonsgegevens kunnen voortdurend veranderen. Wij behouden ons dan ook het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Controleer deze verklaring daarom regelmatig.

Versie 1.02 september 2019